Importancia de la organización de los documentos en los archivos

Abstract

La organización de archivos constituye una piedra angular en la gestión documental, tanto en contextos institucionales como personales. Su importancia radica en que permite estructurar de forma lógica y coherente los documentos, asegurando su accesibilidad, conservación y utilidad a lo largo del tiempo. En este artículo presentamos un análisis detallado sobre los principios teóricos y prácticos que sustentan la organización archivística, concentrándonos en conceptos fundamentales como el principio de procedencia y el respeto al orden original. Además, exponemos los niveles jerárquicos de organización, las etapas claves del proceso – clasificación, ordenación e instalación- y las ventajas que ofrece una correcta gestión archivística, no solo para mejorar la eficiencia y seguridad de la información, sino también para cumplir con normativas legales y facilitar la toma de decisiones informadas. A través de este estudio, demostramos que organizar un archivo no es simplemente ordenar documentos, sino construir un sistema funcional que preserve el valor informativo, histórico y legal de cada pieza documental.